Política de Tratamiento de Datos

3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

Las finalidades para las cuales INVERSIONES PROMEGA S.A.S trata los datos personales de los titulares son las siguientes:

3.1 Finalidades clientes: (I) Fidelización de propietarios de vehículos, (II) Marketing, (III) Ofrecimiento de productos y servicios, (IV) Gestión de estadísticas internas, (V) Campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales, (VI) Gestión de cobros y pagos, (VII) Históricos de relaciones comerciales, (VIII) Gestión contable, fiscal y administrativa.

3,2 Finalidades prospectos clientes: (I) Contactar para el ofrecimiento de bienes y/o servicios, (II) Envío información relacionada con el objeto social de la compañía.

3.3 Finalidades Proveedores: (I) Gestión Contable, fiscal y administrativa, (II) Gestión de estadísticas internas, (III) Gestión de créditos, (IV) Administración de sistemas de información.

3.4 Finalidades empleados y candidatos: (I) Promoción y selección de personal, (II) Desarrollo de programas de promoción y prevención, (III) Declaración y pago de aportes de seguridad social, (IV) Desarrollo de programas de capacitación, (V) Registro y control de empleados, (VI) Control de horarios, (VII) Afiliación a los servicios de salud, pensiones, cesantías, cajas de compensación, etc. (VIII) Pagos de nómina y prestaciones, (IX) Afiliación a la ARL, (X) Trabajo y bienestar social. (XI) Desarrollo de actividades publicitarias, promocionales y comerciales tanto internas como externas relacionadas con los productos y servicios de la empresa, incluyendo el uso de imagen, videos o fotografías por medios técnicos conocidos en la actualidad y los que puedan desarrollarse en el futuro sin contraprestación alguna a la del contrato laboral vigente.

3.5 Finalidades Visitantes: Control de seguridad del ingreso y salida de las instalaciones, recolección de información en caso de emergencia, cumplimiento de obligaciones legales.

3.6 Finalidades datos de Socios: Control de libros de accionistas y cumplimiento de obligaciones legales.

La vigencia de estas bases de datos dependerá de que se mantengan las finalidades para las cuales los datos que en ellas se encuentran fueron recopilados por INVERSIONES PROMEGA S.A.S, mientras que los titulares de la información en ellas registrada mantengan una relación u obligación legal o contractual con INVERSIONES PROMEGA S.A.S., así como durante el tiempo en que INVERSIONES PROMEGA S.A.S. requiera mantener la información para dar cumplimiento a sus obligaciones legales en diferentes materias.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

INVERSIONES PROMEGA S.A.S protege la privacidad y garantiza el tratamiento de los datos personales a los titulares, de tal manera, que puedan conocer, actualizar y rectificar los datos personales que administra. Es por ello que de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, los titulares de datos personales cuentan con los siguientes derechos:

4.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

4.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

4.3 Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.

4.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a ley.

4.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO.

Para el cumplimiento de las finalidades de sus bases de datos INVERSIONES PROMEGA S.A.S. recolecta los siguientes datos personales de los titulares de la información:

Datos personales Clientes: Nombres y apellidos, teléfono(s), dirección domicilio y/o residencia, correo electrónico, fecha de nacimiento, firma, huellas, información financiera.

Datos personales Prospectos: Nombres y apellidos, teléfono(s), dirección domicilio y/o residencia, correo electrónico.

Datos personales Proveedores: Nombres y apellidos, teléfono(s), dirección domicilio y/o residencia, información financiera.

Datos personales Empleados: Nombres y apellidos, teléfono(s), dirección domicilio y/o residencia, correo electrónico, fecha de nacimiento, firma, huellas, EPS, información bancaria, así como la información requerida para el desarrollo de las finalidades descritas.

Datos personales Visitantes: Fotografía o imágenes del rostro y corporales.

Datos personales Socios: Nombres y apellidos, teléfono(s), dirección domicilio y/o residencia, correo electrónico, fecha de nacimiento, información financiera.

6. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.

Para atender cualquier duda, consulta, queja, pregunta, reclamación o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con sus datos personales INVERSIONES PROMEGA S.A.S. ha dispuesto su área de Servicio al Cliente, la cual podrá ser contactada en la Av. Carrera 68 No. 20 – 41 de la ciudad de Bogotá D.C, y en la Cra 48 # 14-16 de la ciudad de Medellín, correo electrónico [email protected], en el teléfono (601) 447 3801 de Bogotá y (604) 448 2102 de Medellín.

7. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.

En caso que el Titular de los Datos Personales, sus causahabientes o apoderados, quieran ejercer consultas o reclamos ante INVERSIONES PROMEGA S.A.S., deberán seguir el procedimiento que se enuncia a continuación.

7.1 Canales de Atención:

• Correo electrónico: [email protected]
• Comunicaciones escritas: Av. Carrera 68 No. 20 – 41 de la ciudad de Bogotá D.C. y en la Cra 48 # 14-16 de la ciudad de Medellín, dirigido al Oficial de protección de datos personales o Servicio al cliente.

7.2 Procedimiento Atención de Consultas.

El titular del dato personal o sus causahabientes, podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos en las que INVERSIONES PROMEGA S.A.S. actúe como responsable o encargado de la información conforme el siguiente procedimiento:

El Titular de los datos personales tiene derecho a consultar la información que reposa en las bases de datos, dirigiendo una solicitud a la empresa por medio de cualquiera de los canales establecidos en el numeral 7.1. de las políticas de tratamiento.

La Consulta deberá indicar el sentido de la solicitud, proporcionando la información suficiente para identificar al titular de los datos o la persona facultada por la ley para el efecto, y dirigiendo la solicitud al área de Servicio al Cliente.

Todas las solicitudes de consulta que se hagan a INVERSIONES PROMEGA S.A.S. deberán ser atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.3 Procedimiento Atención de Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos en las que INVERSIONES PROMEGA S.A.S. actúa como responsable o encargado de la información, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo, siguiendo el siguiente procedimiento:

El Titular de los datos personales tiene derecho a presentar reclamos, dirigiendo una solicitud a la empresa por medio de cualquiera de los canales establecidos en el numeral 7.1. de las políticas de tratamiento. La solicitud, deberá contener como mínimo la siguiente información: I) El nombre, domicilio e identificación del titular; II) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante; III) La descripción clara y precisa de los hechos y los datos personales que dan lugar a presentar la reclamación; y IV) La documentación que pretenda hacer valer con la reclamación.

Si INVERSIONES PROMEGA S.A.S., considera que el reclamo se presentó de forma incompleta, requerirán al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez INVERSIONES PROMEGA S.A.S., reciba el reclamo con el lleno de los requisitos, lo incluirá en sus bases de datos y lo identificará con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que se solicite la supresión de los datos, esto implicará la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, o bases de datos. La supresión de datos no aplicará en los casos en que INVERSIONES PROMEGA S.A.S cuente con una obligación legal que no se lo permita, o en los casos en que el titular de la información mantenga una obligación legal o contractual con la entidad.

8. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Los datos de los titulares serán tratados por INVERSIONES PROMEGA S.A.S y los encargados de la información en las formas establecidas en esta Política. INVERSIONES PROMEGA S.A.S hará todo lo que esté a su alcance para proteger la privacidad de la información empleando diversas técnicas de seguridad para proteger los datos de accesos no autorizados.

En ocasiones puede suceder que, en virtud de órdenes judiciales, o de regulaciones legales, INVERSIONES PROMEGA S.A.S se vea comprometido a revelar información a las autoridades o terceras partes. Los titulares reconocen que su autorización no será necesaria, en virtud de la Ley 1581 de 2012, cuando los datos personales sean requeridos por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. La recolección de estos datos se hará informando el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas al tratarse de datos sensibles.

10. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

INVERSIONES PROMEGA S.A.S. se asegurará que en el tratamiento de información de niños, niñas y adolescentes se respeten sus derechos conforme las normas de protección de datos personales y sus derechos fundamentales.

11. TRANSMISIONES Y TRANSFERENCIAS DE DATOS

INVERSIONES PROMEGA S.A.S en cumplimiento de su objeto social, podrá hacer transmisiones y/o transferencias nacionales o internacionales de datos personales de los titulares en su calidad de responsable o encargado del tratamiento. Para las transferencias y transmisiones observará lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios o las normas que lo modifiquen.

12. MODIFICACIONES DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFROMACIÓN.

INVERSIONES PROMEGA S.A.S. se reserva el derecho a desarrollar modificaciones a las Políticas, las cuales serán oportunamente comunicadas por medio de un aviso publicado en la página web https://kyotomotors.com.co y https://somerauto.com.co.

13. VIGENCIA Y VERSIÓN.

Las Políticas de Tratamiento de la Información de INVERSIONES PROMEGA S.A.S., se encuentran vigentes desde el 23 de Marzo del 2024. El presente documento corresponde a la versión No.3 de las Políticas de Tratamiento de Información.